Ինչպես պետք է փաստաթղթերը գրանցվեն ձեռնարկությունում:

Ինչ է փաստաթղթերի գրանցումը եւ ինչ է անհրաժեշտ կազմակերպությանը: Եկեք այս հարցին պատասխանենք, առաջինը `« ինչ », ապա արդեն« ինչի համար »:

Այսպիսով, այս գործընթացը փաստաթղթի ստացման փաստի ամրագրումը կամ փաստաթղթի ստեղծումն է: Դրա ընթացքում հատուկ ինդեքսը տեղադրված է կազմակերպության կողմից ստեղծված կամ ստացված թղթի վրա: Բայց սա միայն ընթացակարգի կեսն է: Երկրորդ մասը `« նորեկի »մասին համապատասխան տեղեկությունների ներդրումը հատուկ գրանցման ձեւում: Ինդեքսը սովորաբար բաղկացած է մի քանի մասից: Նախ, դա սերիական համար է: Այն կարող է համալրվել կատարողների ցուցանիշներով , գործերի անվանացանկով , ստացողների դասակարգչի եւ այլն: Բաղադրիչները կարող են կազմակերպվել տարբեր հաջորդականությամբ: Առաջին, օրինակ, կարող է լինել թվը, ապա անվանական ինդեքսը եւ օգտագործվող դասակարգիչը կարելի է նշել հենց վերջում: Բայց հակառակ հաջորդականությունը հնարավոր է: Ի դեպ, հատուկ թվերի հանձնումը, որը պարունակում է նաեւ նամակների համակցություններ, բնութագրվում է հիմնադիր փաստաթղթերի գրանցմամբ :

Պետք է ասել, որ ձեռնարկությունում կամ ընկերությունում պետք է իրականացվեն փաստաթղթերի համընդհանուր գրանցում: Այսինքն, բոլոր բիզնես փաստաթղթերը, ինչպես մուտքային, այնպես էլ արտագնա, պետք է արձանագրվեն:

Հաջորդը պետք է նշել, որ կազմակերպության փաստաթղթերի գրանցումը պետք է համապատասխանի հետեւյալ պահանջներին.

• Single - ցանկացած մուտքային կամ ստեղծած փաստաթղթերը միայն մեկ անգամ արձանագրվում են: Եթե մենք խոսում ենք ներքին հրամանների մասին, ապա բաժանմունքի բաժանմունքում նրանք ուղեւորվում են հենց սկզբից նշանակված թվով (ինդեքս): Այս կանոնը հավասարապես համապատասխանում է պաշտոնական նամակագրության եւ խիստ ղեկավարների պատվերների համար:
• Ժամանակավորություն - ահագին նշանակում է, որ դրսից ստացված արժեթղթերի գրանցումն իրականացվում է ստանալու օրը: Եթե մենք խոսում ենք ներքին պատվերների, հրահանգների կամ հրամանների մասին, կարող են ամրագրվել պատասխանատու աշխատողների ստորագրության փաստով (առավելագույնը `հաջորդ օրը):
• Բաժանմունքը `բիզնեսի յուրաքանչյուր տիպի համար ունի անձնական ամրագրում (մուտքային, ելքային, պատվերներ, հուշագրեր, հանդիպման արձանագրություններ, պատվերներ եւ այլն):
• Միասինությունը - հաշվապահական հաշվառումն իրականացվում է նույն կանոններով: Այս դեպքում գրանցման ձեւը կարեւոր չէ:
• Էության ամբողջականությունը `երբ դուք մուտքագրում եք գրանցման ձեւը, անհրաժեշտ է առավելագույն տեղեկություններ ներկայացնել դրա մեջ: Հատկապես ցանկացած փաստաթղթի բովանդակության առումով:

Բացի այդ, ընկերության բոլոր փաստաթղթերի ամրագրումը պետք է անցկացվի մեկ տարվա ընթացքում (օրացույց):

Եվ հիմա եկել է ժամանակը պատասխանելու հարցին. «Ինչի համար»: Կազմակերպություններում օգտագործվող փաստաթղթերի գրանցումը թույլ է տալիս լուծել մի շարք խնդիրներ: Եկեք համարենք առավել վառ օրինակ: Եթե օրացուցային տարվա վերջում վերցնել եւ վերլուծել սերիական համարները, ապա մենք կարող ենք հետեւել փաստաթղթի հոսքի աճին: Այս տեղեկատվությունը կարող է հանգեցնել քարտուղարի օրինական պահանջներին, բարձրացնել աշխատավարձը (որպես տարբերակ `քարտուղարության աշխատակազմի թվաքանակի ավելացման համար):